Dostępność cyfrowa: obowiązki podmiotu publicznego i firmy

Obowiązki są dwa i nie wolno ich mylić. Podmioty publiczne odpowiadają za dostępność cyfrową stron najpóźniej od 23 września 2020 r., a aplikacji mobilnych od 23 czerwca 2021 r. Przedsiębiorcy od 28 czerwca 2025 r., ale wyłącznie przy usługach i produktach z zamkniętej listy ustawowej. Terminy, kary i role organów są w obu reżimach inne.

Dwa reżimy, dwie ustawy, dwie różne daty

Pierwszy reżim to ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1440. Obejmuje jednostki sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, osoby prawne utworzone w celu zaspokajania potrzeb powszechnych, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty publiczne finansują je w ponad 50 % albo je kontrolują, związki tych podmiotów oraz organizacje pozarządowe działające w sferze ochrony zdrowia, na rzecz osób niepełnosprawnych albo osób w wieku emerytalnym (art. 2). Obowiązki weszły etapami: 23 września 2019 r. dla stron opublikowanych po 22 września 2018 r., 23 września 2020 r. dla starszych, 23 czerwca 2021 r. dla aplikacji mobilnych.

Drugi reżim to ustawa z 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze, Dz.U. 2024 poz. 731, obowiązująca od 28 czerwca 2025 r. Wdraża dyrektywę (UE) 2019/882, czyli europejski akt o dostępności. Lista z art. 3 jest zamknięta: sześć rodzajów usług dla konsumentów, czyli telekomunikacja, dostęp do audiowizualnych usług medialnych, usługi towarzyszące transportowi autobusowemu, kolejowemu, lotniczemu i wodnemu, bez komunikacji miejskiej i regionalnej (art. 4 pkt 3), bankowość detaliczna, rozpowszechnianie książek elektronicznych i handel elektroniczny, oraz produkty, wśród nich komputery konsumenckie, terminale płatnicze, bankomaty, automaty biletowe i czytniki e-booków. Poza tą listą ustawy się nie stosuje.

Skąd norma techniczna bierze moc prawną

Załącznik do ustawy o dostępności cyfrowej określa wymagania oparte na wskazanych kryteriach WCAG 2.1 na poziomach A i AA. To one są prawem, a nie sam dokument WCAG, a zakres obowiązku wynika z ustawy i jej wyjątków; części kryteriów nie stosuje się do aplikacji mobilnych. Art. 5 ust. 3 dodaje domniemanie: wymagania z załącznika uznaje się za spełnione, gdy podmiot zapewnia dostępność z uwzględnieniem punktów 9, 10 i 11 Polskiej Normy wprowadzającej normę ETSI EN 301 549 V3.2.1:2021. Ustawa wskazuje tę wersję wprost, więc nowsze wydanie normy i wytyczne WCAG 2.2 nie stają się obowiązkiem bez nowelizacji.

W reżimie przedsiębiorców jest odwrotnie. Ustawa z 26 kwietnia 2024 r. nie powołuje ani WCAG, ani EN 301 549. Wymagania opisano wprost w art. 7-19. Domniemanie ich spełnienia daje zgodność z normami zharmonizowanymi albo ze specyfikacjami technicznymi (art. 20 ust. 1), a przy usługach towarzyszących transportowi pasażerskiemu także spełnienie unijnych przepisów o prawach pasażerów w zakresie informacji (art. 20 ust. 2). Do września 2026 r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie ogłoszono norm zharmonizowanych ani specyfikacji technicznych dla europejskiego aktu o dostępności, więc zgodność ocenia się bezpośrednio wobec wymagań ustawy. Certyfikatu nie ma: producent sam ocenia produkt i wystawia deklarację zgodności, a usługodawca sam ocenia usługę (art. 23 i art. 32 ust. 1).

Deklaracja dostępności: 31 marca i kara do 5 000 zł

Deklarację sporządza się według wzoru z decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2018/1523 i uzupełnia o dziesięć elementów z art. 10 ust. 4. Poza datami publikacji i ostatniej istotnej aktualizacji strony trzeba podać sposób dokonania oceny dostępności, adres siedziby z danymi kontaktowymi osoby albo komórki wyznaczonej do spraw dostępności cyfrowej, niestandardowe skróty klawiszowe, informację o dostępności architektonicznej siedziby i o tłumaczu języka migowego online, link do aplikacji mobilnej i jej deklaracji, jeżeli podmiot ją ma, informację o możliwości powiadomienia o braku dostępności oraz link do strony Rzecznika Praw Obywatelskich. Deklarację sporządza się dla każdej wersji językowej strony.

Przegląd i aktualizację przeprowadza się do 31 marca każdego roku, a także niezwłocznie po każdej zmianie strony lub aplikacji, która może wpłynąć na dostępność (art. 11). Kara za brak deklaracji albo za brak wymaganych elementów wynosi do 5 000 zł i nakłada się ją dopiero wtedy, gdy uchybienie wykazano w dwóch kolejnych monitorowaniach ministra (art. 19 ust. 1 pkt 2, ust. 3 i ust. 5 pkt 2). To uchybienie najłatwiejsze do wykrycia, bo widać je z zewnątrz.

Czego nie trzeba dostosowywać i kiedy działają nadmierne koszty

Art. 3 ust. 2 wyłącza dziewięć kategorii treści: multimedia nadawane na żywo, multimedia opublikowane przed 23 września 2020 r., dokumenty tekstowe, prezentacje i arkusze kalkulacyjne opublikowane przed 23 września 2018 r., mapy i geoportale, o ile przy mapach do nawigacji adresy i położenie są dostępne, treści, których podmiot nie wytworzył, nie sfinansował ani nie nabył albo których nie może zmieniać, treści intranetu i ekstranetu sprzed 23 września 2019 r. nieprzebudowywane od tej daty, treści niewykorzystywane do bieżących zadań i nieaktualizowane po tej dacie, złożone schematy i dokumentację techniczną w formie nietekstowej oraz muzealia, materiały archiwalne i biblioteczne, dzieła sztuki i zabytki, jeżeli dostępna prezentacja oznaczałaby utratę autentyczności, byłaby technicznie niemożliwa albo wymagałaby nadmiernych kosztów. Nagranie transmisji na żywo opublikowane później trzeba dostosować w 14 dni od zakończenia nadawania, a gdy to niemożliwe, w terminie nie dłuższym niż dwa miesiące (art. 5a). Wyłączenie starych dokumentów odpada, gdy ich zawartość jest niezbędna do bieżących zadań.

Powołanie się na nadmierne koszty z art. 8 nie jest oświadczeniem, tylko procedurą. Ocena musi objąć szacowane koszty dostosowania, porównanie korzyści podmiotu z korzyściami dla osób niepełnosprawnych, okres publikowania elementu, liczbę użytkowników, okres funkcjonowania strony i częstotliwość publikacji, a jej wyniki dołącza się do deklaracji dostępności (art. 8 ust. 4). Dotyczy pojedynczych elementów, nigdy całej strony. Nie mogą z niego skorzystać podmioty z art. 2 pkt 1–4, których zadaniem publicznym jest działalność na rzecz osób niepełnosprawnych lub starszych; organizacji pozarządowych to wyłączenie nie obejmuje. Trzeba przy tym zapewnić alternatywny sposób dostępu (art. 7).

Żądanie zapewnienia dostępności cyfrowej i skarga

Z żądaniem może wystąpić każdy, bez wykazywania interesu prawnego, i może ono objąć także elementy wyłączone na podstawie art. 3 ust. 2 oraz te, których nie dostosowano z uwagi na nadmierne koszty (art. 18 ust. 1). Podmiot publiczny zapewnia dostępność nie później niż w 7 dni. Jeżeli nie zdąży, niezwłocznie powiadamia o przyczynach i wskazuje nowy termin, nie dłuższy niż dwa miesiące od dnia wystąpienia z żądaniem. Jeżeli zapewnienie dostępności groziłoby naruszeniem integralności lub wiarygodności przekazywanych informacji, podmiot publiczny odmawia (art. 18 ust. 5). Jeżeli nie jest w stanie zapewnić dostępności z innych przyczyn, niezwłocznie je wyjaśnia i wskazuje alternatywny sposób dostępu, na przykład kontakt telefoniczny, korespondencyjny albo przez tłumacza języka migowego (art. 18 ust. 6 i art. 7). Skarga przysługuje po odmowie, a także wtedy, gdy wnioskodawca nie przyjmie dostępu alternatywnego. Wnosi się ją do samego podmiotu publicznego i rozpatruje według działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 18 ust. 7 i 8).

Inną ścieżką idzie dostępność architektoniczna i informacyjno-komunikacyjna, uregulowana w ustawie z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1411. Tam wniosek składa osoba ze szczególnymi potrzebami albo jej przedstawiciel ustawowy, po wykazaniu interesu faktycznego, termin wynosi 14 dni, a skargę na brak dostępności wnosi się w 30 dni do Prezesa Zarządu PFRON.

1Żądanieskłada je każdy, bez wykazywania interesu prawnego (art. 18 ust. 1)
27 dniw tym terminie podmiot publiczny zapewnia dostępność
3Nie dłużej niż 2 miesiącegdy w 7 dni się nie da: powiadomienie o przyczynie i nowy termin, liczony od dnia żądania
4Odmowa albo dostęp alternatywnyodmowa jest obowiązkowa, gdy dostosowanie groziłoby naruszeniem integralności lub wiarygodności informacji; gdy dostępności nie da się zapewnić z innych przyczyn, podmiot wskazuje alternatywny sposób dostępu (art. 18 ust. 5 i 6)
5Skargapo odmowie albo po nieprzyjęciu dostępu alternatywnego: do samego podmiotu publicznego, według działu VIII kpa (art. 18 ust. 7 i 8)

Przedsiębiorca po 28 czerwca 2025 r. i wyłączenie mikroprzedsiębiorcy

Wyłączenie z art. 4 pkt 1 obejmuje usługi oferowane lub świadczone przez mikroprzedsiębiorców. Tylko usługi. Mikroprzedsiębiorca prowadzący sklep internetowy nie odpowiada za dostępność samego sklepu, ale sprzedając produkty objęte ustawą ma obowiązki dystrybutora, a jeżeli sprowadza je spoza Unii Europejskiej, importera. Art. 21 ust. 9 zwalnia go tylko z dokumentowania oceny nieproporcjonalnego obciążenia, jej przechowywania i zawiadamiania o niej organu, a na żądanie organu i tak musi wskazać okoliczności, na których ją oparł. Ustawa nie definiuje mikroprzedsiębiorcy. Punktem wyjścia jest art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców: mniej niż 10 pracowników średniorocznie oraz obrót netto albo suma aktywów bilansu do równowartości 2 mln euro, w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Dyrektywa opisuje mikroprzedsiębiorstwo nieco inaczej, dlatego status firmy trzeba sprawdzić na podstawie danych o zatrudnieniu i wielkości działalności, a kwalifikację firmy blisko progów albo działającej w grupie objąć odrębną analizą. Sama nazwa „mała firma” nie wystarcza.

Usługodawca objęty ustawą ma obowiązek, którego odpowiednikiem po stronie publicznej jest deklaracja dostępności: w regulaminie świadczenia usług albo innym równoważnym dokumencie podaje do publicznej wiadomości, w jaki sposób usługa spełnia wymagania dostępności (art. 32 ust. 2 pkt 1). Okresy przejściowe są długie. Ustawy nie stosuje się do produktów wprowadzonych do obrotu przed 28 czerwca 2025 r. (art. 84), do nagrań i plików dokumentów opublikowanych przed tą datą ani do treści archiwalnych, których od tego dnia nie aktualizowano ani nie edytowano (art. 86). Umowy zawarte wcześniej mogą obowiązywać w niezmienionej treści do wygaśnięcia, nie dłużej niż do 28 czerwca 2030 r., i do tej samej daty wolno świadczyć usługi na produktach wykorzystywanych wcześniej do usług tego samego rodzaju. Terminale wolno wykorzystywać do upływu ekonomicznej użyteczności, nie dłużej niż 20 lat od rozpoczęcia ich używania (art. 85).

Kary, nadzór i skarga konsumenta

W reżimie publicznym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw informatyzacji. Raz w roku monitoruje wybrane według unijnej metodyki strony i aplikacje, kieruje wystąpienia, na które podmiot odpowiada w 30 dni, i nakłada kary decyzją: do 10 000 zł za nieuzasadnione i uporczywe niezapewnianie dostępności oraz do 5 000 zł za deklarację. Uporczywość zdefiniowano jako brak poprawy w trzech kolejnych monitorowaniach przy rosnącej liczbie uzasadnionych skarg (art. 19 ust. 2).

W reżimie przedsiębiorców organów jest kilka. Handlem elektronicznym zajmuje się minister właściwy do spraw informatyzacji, bankowością detaliczną Rzecznik Finansowy, telekomunikacją, dostępem do usług medialnych, komputerami i systemami operacyjnymi, terminalami, czytnikami i książkami elektronicznymi Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej, a usługami towarzyszącymi transportowi organy właściwe dla danej gałęzi (art. 38 ust. 3). Obok nich działa Prezes Zarządu PFRON, który nadzoruje cały system, ale może też sam kontrolować przedsiębiorcę i nakładać kary (art. 39 i art. 73 ust. 3). Kara sięga dziesięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za rok poprzedzający, czyli w 2026 r. do 89 035,60 zł, nie więcej jednak niż 10 % obrotu z roku obrotowego poprzedzającego nałożenie kary. Jej wysokość zależy od wagi naruszenia, liczby niedostępnych produktów albo usług i liczby osób, których to dotyczy (art. 73).

Konsument ma własne narzędzie. Skargę składa do samego przedsiębiorcy, czyli do producenta, importera, upoważnionego przedstawiciela albo usługodawcy, a dystrybutor przekazuje ją dalej (art. 35). Odpowiedź należy się w 30 dni. W przypadkach szczególnie skomplikowanych przedsiębiorca może w tym terminie wskazać nowy, nie dłuższy niż 60 dni. Uchybienie terminowi oznacza, że skargę uważa się za rozpatrzoną zgodnie z żądaniem, które trzeba zrealizować w 6 miesięcy od jej otrzymania (art. 37). Niezależnie od skargi każdy może zawiadomić Prezesa Zarządu PFRON, który w 30 dni rozpatruje zawiadomienie albo przekazuje je właściwemu organowi (art. 67 i 68).

Na co zwrócić uwagę przy zapewnianiu dostępności

Deklaracja skopiowana od sąsiedniej jednostki. Kara z art. 19 ust. 1 pkt 2 grozi nie tylko za brak deklaracji, lecz także za brak elementów z art. 10 ust. 3-5. W monitorowaniu ministra za 2024 r. deklarację miało 89 ze 100 zbadanych stron, a zgodna z ustawą była jedna. Wśród typowych braków raport wymienia opis dostępności architektonicznej siedziby, informację o tłumaczu języka migowego i o skrótach klawiaturowych oraz link do strony Rzecznika Praw Obywatelskich.

Powołanie się na nadmierne koszty jednym zdaniem w deklaracji. Bez oceny z art. 8 ust. 3 i bez dołączenia jej wyników jest ono gołosłowne, a że dotyczy pojedynczych elementów, zdanie o kosztach dostosowania całej strony nie broni niczego.

Liczenie terminu od zakończenia prac wykonawcy. Siedem dni biegnie od wystąpienia z żądaniem, a nie od chwili, w której firma utrzymująca serwis znajdzie czas. Zlecenie wykonania strony nie zwalnia podmiotu zobowiązanego z jego ustawowych obowiązków dostępności. Ewentualne roszczenia wobec wykonawcy zależą od umowy, nienależytego wykonania zobowiązania, szkody i związku przyczynowego. Dlatego wymagania dostępności trzeba w umowie opisać wprost, w reżimie publicznym przez odesłanie do załącznika do ustawy z 4 kwietnia 2019 r., u przedsiębiorcy do art. 7-19 ustawy z 26 kwietnia 2024 r., razem ze skutkami ich niespełnienia.

Uznanie u przedsiębiorcy, że skoro nikt nie kontroluje, sprawa poczeka. Kontrolę może wszcząć Prezes Zarządu PFRON albo organ nadzoru rynku przy uzasadnionej wątpliwości, także po zawiadomieniu złożonym przez kogokolwiek (art. 43 i 67), a przeoczenie terminu na odpowiedź na skargę konsumenta oznacza z mocy art. 37 ust. 4, że skargę uważa się za rozpatrzoną zgodnie z żądaniem.

Jak wygląda praca z Kancelarią

Zaczynamy od ustalenia, który reżim obejmuje jednostkę albo firmę, bo od tego zależy wszystko dalsze. Na pierwsze spotkanie prosimy o adresy stron i aplikacji, dotychczasową deklarację dostępności, wyniki monitorowania, korespondencję z żądań i skarg, a u przedsiębiorcy o regulamin świadczenia usług oraz dane o zatrudnieniu, obrocie i sumie aktywów za dwa ostatnie lata obrotowe. Na podstawie przekazanych informacji oceniamy zakres obowiązków dostępności; sposób przedstawienia wyników ustalamy w zleceniu.

Dalej oceniamy obowiązki prawne dotyczące dostępności oraz dokumentację, korzystając w razie potrzeby z wyników badania technicznego: redagujemy deklarację dostępności pod kątem art. 10 ust. 3-5 i przygotowujemy ocenę nadmiernych kosztów z art. 8 ust. 3. Pomagamy przygotować odpowiedź na żądanie zapewnienia dostępności. Po stronie przedsiębiorcy redagujemy część regulaminu o sposobie spełniania wymagań dostępności, dokumentujemy ocenę nieproporcjonalnego obciążenia z art. 21 i opisujemy tryb rozpatrywania skarg konsumenckich: w 30 dniach, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach w terminie przedłużonym do 60 dni, z zachowaniem obowiązków informacyjnych. Do umów z wykonawcami serwisów wprowadzamy wymagania dostępności właściwe dla danego reżimu i odpowiedzialność za ich niespełnienie. Reprezentujemy przed ministrem właściwym do spraw informatyzacji, przed Prezesem Zarządu PFRON i przed organami nadzoru rynku oraz w skardze do sądu administracyjnego.

Świadczymy obsługę prawną. Nie wykonujemy audytu technicznego serwisu i nie poprawiamy kodu: wykonanie i techniczna ocena strony wymagają odpowiednich kompetencji i osobnego ustalenia zakresu, dlatego pracujemy obok wykonawcy wskazanego przez Klienta. Ochronę danych osobowych opisujemy na stronie /rodo/, obowiązki z dyrektywy NIS2 na stronie /cyberbezpieczenstwo/, przegląd zgodności organizacji na stronie /audyt-prawny/, a obsługę jednostek samorządu w dziale /sektor-publiczny/.

Pytania i odpowiedzi

Czy moja strona musi być zgodna z WCAG?

Podmiot publiczny wymieniony w art. 2 ustawy z 4 kwietnia 2019 r. spełnia wymagania z załącznika do tej ustawy, oparte na wskazanych kryteriach WCAG 2.1 na poziomach A i AA; części z nich nie stosuje się do aplikacji mobilnych. Przedsiębiorca podlega ustawie z 26 kwietnia 2024 r. tylko wtedy, gdy oferuje konsumentom usługę z art. 3 ust. 2 albo produkuje, sprowadza lub sprzedaje produkt z art. 3 ust. 1, a ta ustawa nie powołuje WCAG, lecz własne wymagania z art. 7-19.

Czy zwykła strona wizytówkowa firmy podlega przepisom?

Nie każda strona informacyjna ani każdy formularz kontaktowy stanowi usługę handlu elektronicznego. Znaczenie ma to, czy usługa jest świadczona na odległość, drogą elektroniczną, na indywidualne żądanie konsumenta i w celu zawarcia umowy konsumenckiej (art. 3 ust. 2 i art. 5 pkt 32 ustawy z 26 kwietnia 2024 r.). Funkcję formularza lub rezerwacji trzeba ocenić w całym procesie obsługi, a przy usługach uwzględnić wyłączenie mikroprzedsiębiorców. Warto to ocenić, zanim zrobi to organ nadzoru rynku.

Czy jednoosobowa firma musi dostosować sklep internetowy?

Jeżeli jest mikroprzedsiębiorcą, usługa sklepu jest wyłączona na podstawie art. 4 pkt 1 ustawy z 26 kwietnia 2024 r. Ustawa nie definiuje tego pojęcia, więc punktem wyjścia jest art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców, a status firmy blisko progów wymaga odrębnej analizy. Wyłączenie nie obejmuje produktów: sprzedając komputery, czytniki książek elektronicznych czy terminale płatnicze, mikroprzedsiębiorca pozostaje dystrybutorem albo importerem, a art. 21 ust. 9 zwalnia go tylko z dokumentowania oceny nieproporcjonalnego obciążenia i zawiadamiania o niej organu.

Co grozi za brak deklaracji dostępności?

Kara pieniężna do 5 000 zł, nakładana decyzją przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Nie nakłada się jej po pierwszym stwierdzeniu braku, bo uchybienie musi się powtórzyć w dwóch kolejnych monitorowaniach prowadzonych raz w roku. Odrębna kara, do 10 000 zł, dotyczy uporczywego niezapewniania dostępności cyfrowej.

Ile mamy czasu na odpowiedź, gdy ktoś zażąda dostępności?

Siedem dni od dnia wystąpienia z żądaniem. Jeżeli w tym terminie nie da się zapewnić dostępności, trzeba niezwłocznie powiadomić o przyczynach opóźnienia i wskazać nowy termin, nie dłuższy niż dwa miesiące od dnia wystąpienia z żądaniem. Jeżeli dostępności nie da się zapewnić wcale, podmiot wyjaśnia przyczyny i wskazuje alternatywny sposób dostępu (art. 18 ust. 3, 4 i 6).

Czy stare pliki PDF na stronie urzędu trzeba poprawiać?

Dokumenty, prezentacje i arkusze kalkulacyjne opublikowane przed 23 września 2018 r. są wyłączone na podstawie art. 3 ust. 2 pkt 3, ale tylko dopóki ich zawartość nie jest niezbędna do bieżących zadań. Formularz, wzór wniosku albo obowiązujący regulamin opublikowany przed 23 września 2018 r. tego wyłączenia nie obroni. Niezależnie od tego każdy może zażądać zapewnienia dostępności cyfrowej takiego pliku (art. 18 ust. 1).

Czy trzeba już stosować WCAG 2.2?

Ustawa z 4 kwietnia 2019 r., która obowiązuje podmioty publiczne, nadal odsyła do wytycznych WCAG 2.1: jej załącznik wymienia kryteria poziomów A i AA, a art. 5 ust. 3 wskazuje normę ETSI EN 301 549 V3.2.1:2021. Wydanie V4.1.1 z września 2026 r., oparte na WCAG 2.2, nie zmienia stanu prawnego samo przez się, bo ustawa wskazuje konkretną wersję. Stosowanie WCAG 2.2 jest dopuszczalne i zwykle korzystne, pod warunkiem że strona nadal spełnia wszystkie kryteria z załącznika, także te, które WCAG 2.2 usunęła. Ustawa z 26 kwietnia 2024 r., która obowiązuje przedsiębiorców, nie odsyła do żadnej wersji WCAG.

Kontakt

Jeżeli mają Państwo wątpliwość, który z dwóch reżimów obejmuje Państwa jednostkę albo firmę, warto ją rozstrzygnąć przed pierwszym żądaniem i przed kolejnym monitorowaniem. Pracujemy z biur w Katowicach i w Zawierciu. Telefon 535 204 359, sekretariat@oca.com.pl, formularz na stronie /kontakt/.

Wróć do zgodności i audytów