Sygnaliści — kogo dotyczy obowiązek i co musi zawierać procedura

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych ustala każdy podmiot, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Przepisy o procedurze wewnętrznej obowiązują od 25 września 2024 r., a o zgłoszeniach zewnętrznych — od 25 grudnia 2024 r. (art. 64). Część podmiotów jest objęta bez względu na tę liczbę. Zwolnienie przewidziano dla jednostek organizacyjnych gmin i powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców; jego zastosowanie do konkretnej jednostki wymaga analizy.

Kogo dotyczy obowiązek i jak liczy się próg 50 osób

Próg bada się dwa razy w roku, na 1 stycznia i na 1 lipca. Liczy się nie „zatrudnionych”, lecz osoby wykonujące pracę zarobkową: pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli same nie zatrudniają do tego innych osób (art. 23 ust. 2). Podmiot z 20 pracownikami na pełnych etatach i 30 na pół etatu ma 35 osób i obowiązku nie ma. Podmiot z 40 pracownikami na pełnych etatach i 12 zleceniobiorcami próg osiąga, choć w kadrach widnieje czterdziestu.

Próg nie działa w ogóle wobec podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska — ale tylko w zakresie objętym aktami prawa Unii Europejskiej z części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937 (art. 23 ust. 3). To zastrzeżenie znika z większości omówień, a przesądza o obowiązku małych podmiotów.

Samorząd i instytucje kultury: kto ustala procedurę

W jednostkach samorządu terytorialnego obowiązki podmiotu prawnego wykonują jednostki organizacyjne tych jednostek (art. 23 ust. 4). Obowiązek wdrożenia procedury trzeba więc ustalić dla właściwego podmiotu lub jednostki, na przykład urzędu gminy, szkoły czy ośrodka pomocy społecznej, uwzględniając zasady liczenia osób wykonujących pracę zarobkową, przepisy o jednostkach organizacyjnych i ewentualne zwolnienia. Szczegółowa kwalifikacja zależy od struktury samorządu. Gmina, powiat albo województwo może natomiast ustalić wspólną procedurę dla jednostek, którym zapewnia wspólną obsługę, pod warunkiem że będzie ona odrębna i niezależna od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych (art. 28 ust. 5). Same jednostki takiej decyzji nie podejmują (art. 23 ust. 4).

Rozdziału o zgłoszeniach wewnętrznych nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców (art. 23 ust. 5). Decyduje liczba mieszkańców gminy albo powiatu, a nie wielkość samej jednostki. Zwolnienia nie należy jednak automatycznie przypisywać każdej instytucji kultury: status konkretnej instytucji i zakres wyjątku wymagają osobnej analizy. Przyjmowanie zgłoszeń wolno powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, który na podstawie umowy przyjmuje zgłoszenia, potwierdza ich przyjęcie i przekazuje informacje w zakresie przewidzianym ustawą. Procedura musi jednak wskazywać wewnętrzną jednostkę lub osobę odpowiedzialną za działania następcze, a powierzenie obsługi nie zwalnia podmiotu prawnego z odpowiedzialności ustawowej (art. 28 ust. 1 i 4).

Co musi zawierać procedura i jak się ją ustala

Elementów obowiązkowych jest osiem (art. 25 ust. 1): jednostka lub osoba przyjmująca zgłoszenia, sposoby ich przekazywania wraz z adresem do kontaktu, bezstronna jednostka prowadząca działania następcze, tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi, potwierdzenie przyjęcia w 7 dni, obowiązek działań następczych z należytą starannością, maksymalny termin informacji zwrotnej oraz informacja o zgłoszeniach zewnętrznych. Procedura musi dopuszczać co najmniej zgłoszenia ustne lub pisemne (art. 26 ust. 1); bezpieczniej przewidzieć obie formy.

Tryb ustalania procedury wiąże tak samo jak jej treść. Podmiot ustala ją po konsultacjach z zakładową organizacją związkową, a gdy takiej nie ma — z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie (art. 24 ust. 3). Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od przedstawienia projektu (art. 24 ust. 4). Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę (art. 24 ust. 5).

Terminy, które biegną po zgłoszeniu

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego idzie do sygnalisty w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że nie podał adresu do kontaktu (art. 25 ust. 1 pkt 5). Informację zwrotną, czyli wiadomość o planowanych lub podjętych działaniach następczych, przekazuje się najpóźniej po 3 miesiącach od potwierdzenia przyjęcia, a gdy potwierdzenia nie wysłano — po 3 miesiącach od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia (art. 25 ust. 1 pkt 7). Ten wariant bywa pomijany, a działa wtedy, gdy pierwszy termin przepadł.

Podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem zgromadzonych w nim danych (art. 29 ust. 1). Wpisy przechowuje się przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze albo postępowania nimi zainicjowane (art. 29 ust. 5). Zgłoszenia mogą obsługiwać wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem, związane tajemnicą także po ustaniu zatrudnienia (art. 27 ust. 2).

Kto może być sygnalistą i czego może dotyczyć zgłoszenie

Krąg jest szerszy niż załoga etatowa. Ustawa wymienia pracownika, pracownika tymczasowego, osobę na umowie cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osobę pracującą pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza, praktykanta, funkcjonariusza i żołnierza (art. 4 ust. 1). Stosuje się ją także do informacji uzyskanych przed nawiązaniem współpracy albo po jej ustaniu (art. 4 ust. 2), a więc kandydat z rekrutacji i były zleceniobiorca też są objęci.

Zgłoszenie musi dotyczyć jednej z siedemnastu dziedzin z art. 3 ust. 1: między innymi korupcji, zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony danych osobowych oraz interesów finansowych Skarbu Państwa, samorządu i Unii Europejskiej. Ochrona przysługuje od chwili zgłoszenia i tylko wtedy, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa (art. 6).

Działania odwetowe i odwrócony ciężar dowodu

Tu leży sedno ryzyka. Działanie odwetowe to działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem, które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty albo wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne wszczynanie postępowań przeciwko niemu (art. 2 pkt 2). Ustawa wylicza dwadzieścia jeden przykładów: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, negatywna ocena pracy, nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie czy utrudnianie znalezienia pracy w branży (art. 12 ust. 1). Za odwet uważa się też próbę i groźbę zastosowania takiego środka (art. 12 ust. 2).

Ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym, spoczywa na pracodawcy (art. 12 ust. 3); przy współpracy na innej podstawie niż stosunek pracy przepis stosuje się odpowiednio (art. 13 ust. 1). W sporze o wypowiedzenie albo o odebraną premię organizacja musi więc wykazać rzeczywistą przyczynę niezwiązaną ze zgłoszeniem. Sygnaliście przysługuje odszkodowanie nie niższe niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub zadośćuczynienie (art. 14). Ogłoszone przez Prezesa GUS w lutym 2026 r. przeciętne wynagrodzenie za 2025 r. wynosi 8 903,56 zł. To próg, a nie górna granica.

Zgłoszenie zewnętrzne, ujawnienie publiczne i przepisy karne

Brak procedury nie zatrzymuje sprawy w organizacji. Zgłoszenie zewnętrzne można złożyć bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego (art. 30 ust. 1), a przyjmuje je Rzecznik Praw Obywatelskich albo właściwy organ publiczny; kanał zewnętrzny działa od 25 grudnia 2024 r. W sprawozdaniu przekazanym Sejmowi i Senatowi w lipcu 2026 r. Rzecznik podał, że od 25 grudnia 2024 r. do 31 grudnia 2025 r. organy publiczne przyjęły 1 908 zgłoszeń zewnętrznych i wszczęły 1 006 postępowań wyjaśniających, a w 180 sprawach stwierdziły naruszenie prawa.

Ujawnienie publiczne chroni sygnalistę, gdy przeszedł ścieżkę wewnętrzną i zewnętrzną albo od razu zewnętrzną, a nikt nie podjął działań następczych ani nie przekazał informacji zwrotnej w terminie (art. 51 ust. 1). Milczenie otwiera więc drogę do wyjścia sprawy na zewnątrz. Uniemożliwianie albo istotne utrudnianie zgłoszenia zagrożone jest karą do roku pozbawienia wolności, a przy przemocy, groźbie bezprawnej lub podstępie do lat 3 (art. 54); działania odwetowe do lat 2, uporczywe do lat 3 (art. 55); ujawnienie tożsamości sygnalisty do roku (art. 56); zgłoszenie albo ujawnienie publiczne ze świadomością, że do naruszenia nie doszło, do lat 2 (art. 57). Nieustanowienie procedury lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów to wykroczenie zagrożone grzywną (art. 58 i 59).

Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu procedury zgłoszeń

Po pierwsze, procedura wprowadzona zarządzeniem bez konsultacji. Konsultacje ze związkiem zawodowym albo z przedstawicielami osób świadczących pracę są elementem trybu jej ustalania, trwają od 5 do 10 dni i powinny mieć ślad dokumentowy.

Po drugie, wpisany do dokumentu czternastodniowy termin wejścia w życie. Dwa tygodnie to termin dla regulaminu pracy (art. 104³ § 1 Kodeksu pracy). Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości (art. 24 ust. 5).

Po trzecie, liczenie samych pracowników etatowych. Do progu wchodzą także zleceniobiorcy i inne osoby pracujące za wynagrodzeniem poza umową o pracę, w tym jednoosobowi przedsiębiorcy, jeżeli sami nikogo do tej pracy nie zatrudniają — każda jako jedna osoba, bez przeliczania na etaty. Pracowników liczy się w etatach. Wolontariuszy się nie wlicza, bo z definicji pracują bez wynagrodzenia.

Po czwarte, decyzja kadrowa podjęta po zgłoszeniu, bez dokumentacji sprzed zgłoszenia. Skoro to pracodawca dowodzi braku odwetu, brak wcześniejszych ocen poważnie osłabia jego obronę.

Po piąte, przekonanie, że powierzenie obsługi firmie zewnętrznej zdejmuje odpowiedzialność. Nie zdejmuje (art. 28 ust. 4). I po szóste, milczenie. Brak potwierdzenia w 7 dni i brak informacji zwrotnej w 3 miesiące to naruszenie własnej procedury. Brak działań następczych i informacji zwrotnej jest przy tym pierwszym warunkiem legalnego ujawnienia publicznego: jeżeli po zgłoszeniu zewnętrznym organ publiczny także nie zareaguje w swoim terminie, sygnalista może upublicznić sprawę pod ochroną ustawy (art. 51 ust. 1).

Jak wygląda praca z Kancelarią

Na pierwszym spotkaniu ustalamy liczbę osób wykonujących pracę zarobkową według art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów, na 1 stycznia i 1 lipca, w tym pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i osoby świadczące odpłatnie pracę na innej podstawie, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń. Sprawdzamy też, czy podmiot mieści się w wyjątkach z art. 23 ust. 3. Przy jednostce samorządu ustalamy, które jednostki organizacyjne mają własny obowiązek. Prosimy o schemat organizacyjny, informację o zakładowych organizacjach związkowych i dokumentację ochrony danych.

Adwokat przygotowuje projekt procedury dostosowany do obowiązkowych elementów z art. 25 ust. 1 ustawy i uzgodnionych rozwiązań dodatkowych, harmonogram i protokół konsultacji, sposób podania jej do wiadomości z datą wejścia w życie, wzory potwierdzenia przyjęcia i informacji zwrotnej oraz pisemne upoważnienia. Szkolimy osoby upoważnione, a na podstawie umowy możemy, po sprawdzeniu konfliktu interesów, obsługiwać przyjmowanie zgłoszeń jako podmiot zewnętrzny (art. 25 ust. 1 pkt 1): przyjmować zgłoszenia, potwierdzać ich przyjęcie i przekazywać informacje w zakresie przewidzianym ustawą. Działania następcze prowadzi wskazana w procedurze wewnętrzna jednostka lub osoba; możemy doradzać przy nich, ale jej nie zastępujemy.

Udzielamy pomocy prawnej odpowiednio do roli Klienta i okoliczności sprawy, po sprawdzeniu konfliktu interesów, w tym w sporach o działania odwetowe i przy zgłoszeniach, które trafiły do organu publicznego. Procedurę można wdrożyć razem z przeglądem dokumentacji ochrony danych osobowych, choć oba obowiązki ocenia się odrębnie. Obsługujemy jednostki samorządu i instytucje kultury oraz spółki i przedsiębiorców. Spotykamy się w Katowicach przy Placu Oddziałów Młodzieży Powstańczej 5/8 i w Zawierciu przy ul. 3 Maja 33. Wynagrodzenie ustalamy przed rozpoczęciem pracy.

Pytania i odpowiedzi

Czy procedura dotyczy firmy zatrudniającej 50 osób na pół etatu?

Nie. Pracowników wlicza się w przeliczeniu na pełne etaty, więc 50 osób na połowie etatu daje 25 i progu nie ma (art. 23 ust. 2). Rachunek zmienia się, gdy dochodzą zleceniobiorcy albo inne osoby pracujące za wynagrodzeniem poza umową o pracę: każdą dolicza się jako jedną osobę, bez przeliczania na etaty. Wolontariuszy się nie wlicza.

Czy urząd gminy musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Co do zasady tak, jeżeli gmina liczy co najmniej 10 000 mieszkańców, a próg 50 osób wykonujących pracę zarobkową jest osiągnięty. Obowiązki podmiotu prawnego wykonują jednostki organizacyjne samorządu (art. 23 ust. 4 i 5), dlatego obowiązek trzeba ustalić dla właściwej jednostki, uwzględniając zasady liczenia osób i ewentualne zwolnienia. Można ustalić wspólną procedurę w ramach wspólnej obsługi (art. 28 ust. 5).

Czy musimy przyjmować zgłoszenia anonimowe?

Nie, przyjmowanie zgłoszeń anonimowych jest fakultatywne (art. 7 ust. 1), ale procedura i tak musi określać tryb postępowania z takimi informacjami (art. 25 ust. 1 pkt 4). Jeżeli tożsamość anonimowego sygnalisty później wyjdzie na jaw i spotka go odwet, ochrona działa tak samo (art. 7 ust. 2).

Co grozi za brak procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Nieustanowienie procedury albo ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy jest zagrożone karą grzywny i sądzone jak wykroczenie (art. 58 i 59). Odpowiada osoba odpowiedzialna za jej ustanowienie, a nie organizacja jako taka. Dotkliwsze bywają skutki poza sankcją: sygnalista może zgłosić sprawę od razu organowi publicznemu, a jeżeli organ nie zareaguje w swoim terminie — upublicznić ją pod ochroną ustawy (art. 30 ust. 1 i art. 51).

Czy sygnalista może pójść od razu do organu, z pominięciem firmy?

Tak. Zgłoszenie zewnętrzne można złożyć bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego (art. 30 ust. 1), do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego właściwego w danej dziedzinie. Według sprawozdania Rzecznika Praw Obywatelskich do końca 2025 r. organy publiczne przyjęły 1 908 takich zgłoszeń.

Czy można zwolnić pracownika, który dokonał zgłoszenia?

Ustawa nie wprowadza zakazu zwalniania, lecz zakaz odwetu i odwrócony ciężar dowodu: to pracodawca musi wykazać, że wypowiedzenie nie było reakcją na zgłoszenie (art. 12 ust. 1 pkt 2 i ust. 3). Najwięcej waży dokumentacja przyczyny sprzed zgłoszenia, a odszkodowanie nie może być niższe niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie za poprzedni rok (art. 14).

Czy ustawa o ochronie sygnalistów była nowelizowana?

Według stanu na 10 września 2026 r. ustawa z 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928) nie została znowelizowana i nie ogłoszono jej tekstu jednolitego. Jedynym aktem wykonawczym jest rozporządzenie Rady Ministrów z 28 lipca 2025 r. w sprawie wzoru formularza sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (Dz.U. 2025 poz. 1062). Rzecznik Praw Obywatelskich zgłosił w 2026 r. postulaty zmian, ale pozostają postulatami.

Kontakt

Jeżeli mają Państwo ustalić, czy obowiązek dotyczy Państwa jednostki, albo przygotować procedurę i jej konsultacje, zapraszamy do Katowic lub do Zawiercia. Termin umówią Państwo pod numerem 535 204 359 lub pisząc na sekretariat@oca.com.pl.

Wróć do zgodności i audytów