Odwołanie do KIO — terminy, wpis i przebieg sprawy

Na odwołanie do KIO od czynności zamawiającego mają Państwo 10 dni, gdy wartość zamówienia sięga progów unijnych, i 5 dni, gdy jest od nich mniejsza. Termin biegnie od przekazania informacji o czynności zamawiającego środkami komunikacji elektronicznej. Jeżeli informację przesłano inaczej, jest to odpowiednio 15 i 10 dni (art. 515 ust. 1 Prawa zamówień publicznych). Wpis trzeba opłacić do upływu tego samego terminu.

Terminy na odwołanie. Cztery reguły, nie jedna liczba

Termin odwołania zależy od rodzaju czynności, wartości zamówienia i sposobu przekazania informacji, więc nie należy zakładać, że w każdej sprawie jest taki sam. Reguły są cztery, a każda liczy termin od innego zdarzenia.

Pierwsza dotyczy czynności zamawiającego: odrzucenia oferty, wykluczenia wykonawcy, wyboru oferty konkurenta, unieważnienia postępowania. Termin wynosi 10 dni przy zamówieniach o wartości równej progom unijnym lub wyższej i 5 dni poniżej progów, licząc od przekazania informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przy przekazaniu w inny sposób jest to 15 i 10 dni (art. 515 ust. 1). Liczy się dzień, w którym zamawiający przekazał informację, a nie dzień, w którym ktoś w firmie ją przeczytał.

Druga dotyczy treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie oraz treści dokumentów zamówienia, w tym SWZ. Termin to 10 dni od publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej albo zamieszczenia dokumentów na stronie internetowej, a poniżej progów 5 dni od zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo dokumentów na stronie (art. 515 ust. 2). Po upływie tych 10 albo 5 dni postanowień ogłoszenia i SWZ nie da się już skutecznie zakwestionować, choćby do otwarcia ofert zostało jeszcze dużo czasu.

Trzecia obejmuje wszystkie pozostałe sytuacje, w tym zaniechania. Termin wynosi 10 albo 5 dni od dnia, w którym powzięli Państwo wiadomość o okolicznościach uzasadniających odwołanie lub przy zachowaniu należytej staranności mogli ją powziąć (art. 515 ust. 3). Klauzula o należytej staranności działa na niekorzyść tego, kto zwleka z analizą dokumentacji.

Czwarta ratuje sytuację, gdy zamawiający nie zawiadomił o wyborze albo nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy. Odwołanie wnosi się wtedy w 15 dni od ogłoszenia o wyniku postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych albo 30 dni od ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Gdy ogłoszenia o udzieleniu zamówienia nie ma wcale albo nie zawiera ono uzasadnienia wyboru trybu bez konkurencji, termin to 6 miesięcy od zawarcia umowy przy ogłoszeniach w Dzienniku Urzędowym UE i miesiąc przy Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 515 ust. 4).

Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego, a gdy koniec przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, upływa dopiero pierwszego dnia po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 509 ust. 2). Progi unijne na lata 2026 i 2027 to 23 291 240 zł dla robót budowlanych, a dla dostaw i usług 930 960 zł, w administracji centralnej 603 400 zł. Własne, wyższe progi mają usługi społeczne (3 232 500 zł) oraz dostawy i usługi zamawiających sektorowych i w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa (1 861 920 zł). Zanim zacznie się liczyć dni, trzeba ustalić, który próg dotyczy danego postępowania.

Co można zaskarżyć, łącznie z tym, czego zamawiający nie zrobił

Odwołanie przysługuje na każdą niezgodną z ustawą czynność zamawiającego, w tym na projektowane postanowienie umowy, oraz na zaniechanie czynności, do której był on zobowiązany. Osobną podstawą jest zaniechanie przeprowadzenia postępowania w ogóle, mimo że ustawa tego wymagała (art. 513). Zaniechaniem może być na przykład brak wezwania konkurenta do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, brak odrzucenia jego oferty albo brak wezwania do uzupełnienia dokumentów.

Warunkiem jest interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniesiona lub możliwa szkoda (art. 505 ust. 1). Przy zamówieniu klasycznym poniżej 170 000 zł, a przy sektorowym poniżej progu unijnego, ustawy nie stosuje się i Izba odwołanie odrzuci (art. 2 ust. 1 i art. 528 pkt 1). Tę samą sprawę z drugiej strony stołu opisujemy na stronie o zamówieniach publicznych i w części dla sektora publicznego.

Wpis i wymagania formalne odwołania

Wpis wynosi 7 500 zł przy dostawach lub usługach poniżej progów unijnych i 15 000 zł od progów wzwyż. Przy robotach budowlanych jest to odpowiednio 10 000 zł i 20 000 zł, a odwołanie na zaniechanie przeprowadzenia postępowania kosztuje 7 500 zł albo 10 000 zł niezależnie od wartości zamówienia (§ 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. o kosztach postępowania odwoławczego). Wyższego wpisu ustawa nie dopuszcza (art. 576 pkt 1), a przy ofertach częściowych jeden wpis obejmuje wszystkie kwestionowane części.

Termin zapłaty jest bezwzględny: wpis uiszcza się najpóźniej do dnia upływu terminu do wniesienia odwołania (art. 517 ust. 2). Samo odwołanie kieruje się do Prezesa Izby, a zamawiający musi je dostać tak, żeby mógł zapoznać się z jego treścią przed upływem terminu. Bezpiecznie jest przesłać je elektronicznie, bo wtedy ustawa to domniemywa (art. 514 ust. 2 i 3).

Pismo musi zawierać wskazanie zaskarżonej czynności lub zaniechania, zwięzłe przedstawienie zarzutów, żądanie co do sposobu rozstrzygnięcia oraz okoliczności i dowody (art. 516 ust. 1). Braki formalne nie przekreślają sprawy od razu, bo Prezes Izby wzywa do ich usunięcia w terminie 3 dni pod rygorem zwrotu (art. 518). Zwrócone odwołanie nie wywołuje jednak skutków, a termin z art. 515 biegnie dalej.

Odwołanie do KIO: przebieg sprawy i zakaz zawarcia umowy

Zamawiający ma 2 dni na przesłanie odwołania pozostałym wykonawcom, a ci 3 dni od otrzymania jego kopii na zgłoszenie przystąpienia po jednej ze stron (art. 524 i art. 525 ust. 1). Izba orzeka w składzie trzyosobowym przy zamówieniach unijnych i jednoosobowym poniżej progów (art. 487 ust. 1). Ustawowe 15 dni od doręczenia odwołania Prezesowi Izby (art. 544 ust. 1) to termin instrukcyjny: w 2025 r. rozpoznanie trwało średnio 34 dni wobec 20 dni rok wcześniej, przy rekordowych 5 986 odwołaniach.

Od 13 marca 2026 r. procedura wygląda inaczej, ale tylko w postępowaniach o udzielenie zamówienia wszczętych od tego dnia oraz przy odwołaniach na zaniechanie przeprowadzenia postępowania. W przetargach wszczętych wcześniej Izba stosuje dawne przepisy (art. 44 ustawy z 21 maja 2025 r., Dz.U. poz. 769). Zamawiający ma obowiązek wnieść odpowiedź na odwołanie w terminie wyznaczonym przez Prezesa Izby, nie krótszym niż 5 dni (art. 521). Weszła prekluzja dowodowa: dowody przedstawia się wraz z odwołaniem, odpowiedzią albo przystąpieniem, najpóźniej w piśmie złożonym w dniu poprzedzającym rozprawę, pod rygorem utraty prawa ich powoływania (art. 535 ust. 1). Rozprawy jawne mogą być prowadzone zdalnie (art. 508a).

Główny skutek odwołania jest natychmiastowy: zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie (art. 577). Może jednak wnioskować o uchylenie tego zakazu, a Izba rozstrzyga na posiedzeniu niejawnym w ciągu 5 dni, bez prawa do skargi (art. 578). W 2025 r. wpłynęło 131 takich wniosków, z czego Izba uwzględniła 59. Uwzględniając odwołanie, Izba może nakazać wykonanie, powtórzenie albo unieważnienie czynności, ale nie zawarcie umowy z odwołującym (art. 554 ust. 3 i 6). Wygrana oznacza powrót do właściwego etapu postępowania, a nie zamówienie.

Koszty postępowania i skarga do sądu zamówień publicznych

Koszty ponosi się stosownie do wyniku (art. 575). Gdy Izba uwzględni odwołanie w całości, zasądza od zamawiającego równowartość wpisu oraz udokumentowane koszty, w tym wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika łącznie do 3 600 zł. Przy uwzględnieniu w części dzieli wpis i koszty według proporcji uwzględnionych zarzutów albo znosi koszty wzajemnie. Przy oddaleniu albo odrzuceniu wpis przepada, a odwołujący zwraca zamawiającemu jego udokumentowane koszty. Gdy zamawiający uwzględni wszystkie zarzuty przed otwarciem rozprawy, a nikt po jego stronie nie wniesie sprzeciwu, wpis wraca w całości, ale kosztów pełnomocnika się nie odzyskuje.

Na orzeczenie Izby przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie jako sądu zamówień publicznych (art. 580 ust. 1). Właściwość zmieniła się 1 stycznia 2021 r. Skargę wnosi się w terminie 14 dni od doręczenia orzeczenia, za pośrednictwem Prezesa Izby (art. 580 ust. 2). Opłata jest stała i wynosi trzykrotność wpisu, czyli od 22 500 zł do 60 000 zł (art. 34 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Ustawa daje sądowi miesiąc od wpływu skargi (art. 587 ust. 1), ale i ten termin bywa przekraczany: ze 190 skarg wniesionych w 2025 r. do końca lutego 2026 r. rozpoznano 70.

Na co zwrócić uwagę, wnosząc odwołanie

Po pierwsze, spóźnienie o jeden dzień. Odwołanie wniesione po terminie Izba odrzuca (art. 528 pkt 3). Pomyłką jest na przykład liczenie 10 dni tam, gdzie zamówienie jest podprogowe i termin wynosi 5 dni.

Po drugie, wpis zapłacony dzień po terminie. Liczy się dzień obciążenia rachunku wpłacającego (§ 4 ust. 3 rozporządzenia), a wpis nieuiszczony w terminie oznacza zwrot odwołania (art. 519 ust. 1). Wezwanie Prezesa Izby do złożenia dowodu wpłaty w 3 dni nie pozwala dopłacić. W 2025 r. zwrócono 286 odwołań, a brak wpisu był powodem w 169 z nich.

Po trzecie, nieprzekazanie odwołania zamawiającemu przed upływem terminu. To samodzielna podstawa odrzucenia (art. 528 pkt 6), niezależna od tego, że odwołanie dotarło do Izby na czas.

Po czwarte, zarzut, którego w odwołaniu nie ma. Izba nie może orzekać co do zarzutów w nim niezawartych (art. 555), a sąd co do zarzutów, które nie były jego przedmiotem (art. 583). Nie da się ich dopisać na rozprawie ani w skardze.

Po piąte, dowody zbierane na ostatnią chwilę. W postępowaniach wszczętych od 13 marca 2026 r. dowód złożony później niż w dniu poprzedzającym rozprawę przepada, chyba że wcześniej nie dało się go uzyskać albo potrzeba jego powołania wynikła w toku sprawy (art. 535 ust. 1 i 2).

Jak wygląda praca z Kancelarią

Najpierw ustalamy, jaka czynność została dokonana, kiedy informacja została przekazana lub udostępniona i jaki termin środka ochrony prawnej ma zastosowanie. Adwokat ustala wartość zamówienia i jego rodzaj, bo od tego zależy termin i wysokość wpisu. Prosimy o zawiadomienie wraz z uzasadnieniem, SWZ z załącznikami, ofertę własną, dotychczasową korespondencję oraz, jeżeli jest dostępna, ofertę konkurenta.

Adwokat przygotowuje odwołanie z zarzutami, żądaniami i wnioskami dowodowymi, przekazuje jego kopię zamawiającemu i pilnuje, aby wpis został opłacony przed upływem terminu. Występujemy o udostępnienie dokumentacji postępowania i badamy zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa w ofercie konkurenta. Jeżeli inny wykonawca wniósł odwołanie, oceniamy interes w przystąpieniu i przygotowujemy zgłoszenie w terminie 3 dni od otrzymania kopii odwołania. Reprezentujemy Klienta przed Krajową Izbą Odwoławczą i, jeżeli istnieją podstawy, sporządzamy skargę do sądu zamówień publicznych.

Spotkania odbywają się w Katowicach przy Placu Oddziałów Młodzieży Powstańczej 5/8 oraz w Zawierciu przy ul. 3 Maja 33. Sprawy prowadzimy w całej Polsce. Wynagrodzenie ustalamy przed rozpoczęciem pracy.

Pytania i odpowiedzi

Ile mam czasu na odwołanie do KIO?

Dziesięć dni przy zamówieniach o wartości równej progom unijnym lub wyższej i 5 dni poniżej progów, licząc od przekazania informacji o czynności zamawiającego drogą elektroniczną (art. 515 ust. 1). Gdy informację przesłano inaczej, terminy wynoszą 15 i 10 dni. Odwołanie wobec treści SWZ wnosi się natomiast w 10 albo 5 dni od zamieszczenia jej na stronie internetowej postępowania (art. 515 ust. 2).

Ile kosztuje odwołanie do KIO?

Wpis wynosi 7 500 zł przy dostawach i usługach poniżej progów unijnych, 15 000 zł od progów wzwyż, a przy robotach budowlanych odpowiednio 10 000 zł i 20 000 zł. Trzeba go zapłacić najpóźniej ostatniego dnia terminu na odwołanie. Z wynagrodzenia pełnomocnika przy wygranej odzyskuje się nie więcej niż 3 600 zł.

Czy zamawiający może podpisać umowę mimo mojego odwołania?

Co do zasady nie, bo po wniesieniu odwołania obowiązuje zakaz zawarcia umowy do czasu ogłoszenia orzeczenia kończącego postępowanie (art. 577). Zamawiający może jednak wnioskować o uchylenie tego zakazu, a Izba rozstrzyga w ciągu 5 dni, bez możliwości zaskarżenia (art. 578). W 2025 r. wpłynęło 131 takich wniosków i blisko połowę uwzględniono.

Co się stanie, jeżeli przegram odwołanie?

Wpis przepada, a Izba zasądzi od Państwa na rzecz zamawiającego jego uzasadnione koszty, w tym wynagrodzenie jednego pełnomocnika do 3 600 zł. Oddalenie nie zamyka drogi do skargi, ale ta kosztuje trzykrotność wpisu, czyli od 22 500 zł do 60 000 zł.

Czy mogę wycofać odwołanie i odzyskać wpis?

Odwołanie można cofnąć do czasu zamknięcia rozprawy (art. 520 ust. 1). Cofnięcie najpóźniej dzień przed wyznaczoną rozprawą oznacza zwrot 90 % wpisu. Cofnięcie w dniu rozprawy, przed jej otwarciem, to również zwrot 90 % wpisu, ale już z obowiązkiem zwrotu kosztów strony przeciwnej, a po otwarciu rozprawy wpis nie podlega zwrotowi (§ 9 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia o kosztach postępowania odwoławczego).

Czy muszę jechać na rozprawę do Warszawy?

Co do zasady nie. Niestawiennictwo prawidłowo zawiadomionej strony nie wstrzymuje rozpoznania odwołania (art. 549 ust. 4), a Klienta reprezentuje pełnomocnik. Potrzebę udziału przedstawiciela Klienta ustalamy stosownie do przebiegu sprawy i dowodów. W postępowaniach wszczętych od 13 marca 2026 r. jawne rozprawy mogą być ponadto prowadzone zdalnie, jeżeli pozwala na to charakter czynności (art. 508a).

Ile trwa rozpoznanie odwołania przez KIO?

Ustawa przewiduje 15 dni od doręczenia odwołania Prezesowi Izby, ale jest to termin instrukcyjny (art. 544 ust. 1). Z Informacji o działalności Krajowej Izby Odwoławczej w 2025 roku wynika, że średni czas rozpoznania wyniósł 34 dni wobec 20 dni w 2024 r. Sprawozdanie wskazuje dwie przyczyny: rekordowy wpływ spraw i zbyt wolny wzrost kadr, przez który samo przekazanie odwołania do Izby trwało średnio 16 dni.

Czy od wyroku KIO można się odwołać?

Tak, przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie jako sądu zamówień publicznych, wnoszona w terminie 14 dni od doręczenia orzeczenia za pośrednictwem Prezesa Izby (art. 579 i art. 580). Opłata to trzykrotność wpisu, a sąd ma rozpoznać sprawę w ciągu miesiąca. Od jego wyroku przysługuje skarga kasacyjna do Sądu Najwyższego (art. 590).

Kontakt

Jeżeli otrzymali Państwo informację o odrzuceniu oferty, wykluczeniu albo wyborze oferty konkurenta, proszę nie zwlekać, bo termin może wynosić 5 dni. Kontakt pod numerem 535 204 359 albo na sekretariat@oca.com.pl. Prosimy przesłać zawiadomienie wraz z uzasadnieniem.

Wróć do spraw Klientów biznesowych