Windykacja należności: od wezwania do zapłaty do komornika

Windykacja należności między przedsiębiorcami ma trzy etapy: wezwanie do zapłaty, nakaz zapłaty, egzekucja komornicza. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 13,75 % rocznie, a rekompensata za koszty odzyskiwania należności należy się bez wezwania. Opłata od pozwu w postępowaniu nakazowym to czwarta część zwykłej.

Wezwanie do zapłaty: czy trzeba je wysłać

Żaden przepis nie nakazuje wysłać wezwania przed pozwem o należność, której termin zapłaty minął. Pozew musi jednak zawierać informację, czy strony podjęły próbę pozasądowego rozwiązania sporu, a gdy jej nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn (art. 187 § 1 pkt 3 kpc). Udział w mediacji na podstawie umowy o mediację obniża za to opłatę od pozwu o dwie trzecie, nie więcej niż o 400 zł (art. 13e uksc).

Wezwanie ma jedno zadanie procesowe: wywołać reakcję na piśmie. Razem z pisemnym oświadczeniem o uznaniu długu otwiera postępowanie nakazowe (art. 485 § 1 pkt 3 kpc), a samo uznanie przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 kc).

Odsetki i rekompensata w transakcjach handlowych

Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790) dotyczy odpłatnych dostaw i usług między przedsiębiorcami. Odsetki przysługują bez wezwania, od wymagalności do zapłaty, jeżeli wierzyciel spełnił swoje świadczenie (art. 7 ust. 1). Stawka to stopa referencyjna NBP powiększona o dziesięć punktów procentowych, a przy publicznym podmiocie leczniczym o osiem, brana z 1 stycznia albo z 1 lipca (art. 4 pkt 3 i art. 11b). Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. jest to 13,75 % oraz 11,75 % (M.P. 2026 poz. 642). Odsetek z art. 481 § 2 kc się tu nie stosuje (art. 4a), a są one o 4,5 punktu niższe.

Rekompensata to 40 euro przy świadczeniu do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł (art. 10 ust. 1). Należy się bez wezwania i od każdej transakcji osobno, po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności (art. 10 ust. 1a).

Nakaz zapłaty: postępowanie upominawcze i nakazowe

W postępowaniu upominawczym sąd wydaje nakaz z urzędu, chyba że roszczenie jest oczywiście bezzasadne, twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość albo zaspokojenie zależy od świadczenia wzajemnego (art. 499 kpc). Pozwany ma dwa tygodnie na sprzeciw przy doręczeniu w kraju (art. 480² § 2 pkt 1); sprzeciw jest bezpłatny, a nakaz traci moc w zaskarżonej części (art. 505 § 2).

Postępowania nakazowego trzeba zażądać w pozwie (art. 484¹), a dla należności z transakcji handlowych ustawa daje osobną podstawę: umowa, dowód spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego i dowód doręczenia dłużnikowi faktury (art. 485 § 2¹); pierwsze posiedzenie ma się wtedy odbyć w dwa miesiące od wniesienia pozwu (art. 486 § 2). Różnica jest jedna i duża: nakaz nakazowy z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez klauzuli wykonalności (art. 492 § 1). Pozwany ma za to miesiąc na zarzuty i płaci przy nich trzy czwarte opłaty (art. 480² § 2 pkt 3 kpc i art. 19 ust. 4 uksc).

Elektroniczne postępowanie upominawcze: kiedy e-sąd się opłaca

EPU jest prowadzone elektronicznie przez właściwy e-sąd, bez względu na wartość sprawy, bo sprawy z EPU wyłączono z właściwości sądów okręgowych (art. 17 pkt 4 kpc). Dobór tego trybu zależy od charakteru roszczenia i spełnienia przesłanek ustawowych. Pozew wnosi się przez system teleinformatyczny od razu z opłatą, bo pismo bez opłaty nie wywołuje skutków (art. 130 § 6 kpc), a dowodów się nie dołącza (art. 505³² § 1). Dochodzić można tylko roszczeń wymagalnych w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu (art. 505(29a)), a nakazu nie wydaje się przy doręczeniu za granicą (art. 505²⁸ § 2 pkt 2).

Ograniczenie jest zasadnicze: sprzeciw kończy sprawę. Sąd umarza postępowanie i nie przekazuje go sądowi właściwemu (art. 505³⁶). Ratuje sytuację termin trzech miesięcy: pozew o to samo roszczenie wniesiony w tym czasie w innym trybie wywołuje skutki od dnia złożenia pozwu w EPU, a opłatę zalicza się na poczet nowej (art. 505³⁷ § 2 kpc i art. 19 ust. 2 pkt 2 uksc). Po upływie tego terminu sytuację procesową i przedawnienie trzeba ocenić odrębnie. Zmiany EPU od 1 marca 2026 r. (ustawa z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. poz. 1172) są techniczne: dotyczą portalu informacyjnego i pełnomocnictwa, nie zasad opisanych wyżej.

Opłaty sądowe i zabezpieczenie roszczenia

Przy wartości przedmiotu sporu do 20 000 zł obowiązuje opłata stała ustalana według tej wartości, od 30 zł do 1 000 zł (art. 13 ust. 1 uksc). Dopiero powyżej 20 000 zł jest opłata stosunkowa: 5 % wartości, nie więcej niż 100 000 zł (art. 13 ust. 2). Górną granicę obniżono ze 200 000 zł 23 września 2025 r. Od pozwu nakazowego i od pozwu w EPU pobiera się czwartą część opłaty (art. 19 ust. 2): przy długu 60 000 zł jest to 750 zł zamiast 3 000 zł.

Zabezpieczenia można żądać przed procesem i w jego toku (art. 730 § 2 kpc). W sprawach o zapłatę z transakcji handlowych interes prawny uważa się za uprawdopodobniony, gdy wartość transakcji nie przekracza 75 000 zł, a od terminu płatności minęły co najmniej trzy miesiące (art. 730¹ § 2¹). Wniosek rozpoznaje się w tydzień (art. 737). Zgłoszony w pozwie jest wolny od opłaty (art. 95 ust. 1 pkt 1 uksc), złożony osobno w toku sprawy kosztuje 100 zł (art. 68 pkt 1), a przed pozwem czwartą część opłaty od pozwu, zaliczaną na poczet tej opłaty, jeżeli pozew wniesiono w terminie (art. 69 uksc).

Klauzula wykonalności, wybór komornika i koszty egzekucji

Podstawą egzekucji jest tytuł egzekucyjny z klauzulą wykonalności (art. 776 kpc). Klauzulę nadaje sąd na wniosek wierzyciela, a nakazowi z EPU z urzędu (art. 782); dla orzeczenia sądu jest bezpłatna. Komornika wybierają Państwo na obszarze apelacji właściwej dla dłużnika, z wyjątkiem egzekucji z nieruchomości, składając wraz z wnioskiem pisemne oświadczenie o skorzystaniu z prawa wyboru (art. 10 ustawy z 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych).

Koszty co do zasady ponosi dłużnik (art. 770 § 1 kpc): opłata wynosi 10 % wyegzekwowanego świadczenia, a 3 %, jeżeli w miesiąc od doręczenia zawiadomienia o wszczęciu egzekucji wpłaci należność komornikowi (art. 27 ustawy z 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych); opłata nie może być niższa niż 150 zł ani wyższa niż 50 000 zł (art. 25 ust. 1).

Przedawnienie roszczeń między przedsiębiorcami

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem trzech lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 kc). Termin przedawnienia zależy jednak od podstawy roszczenia, a nie od samego wystawienia faktury. Dwuletnie terminy przewidziano m.in. dla określonych roszczeń ze sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy (art. 554 kc), dla roszczeń o wynagrodzenie za czynności wskazane w art. 751 pkt 1 kc oraz dla roszczeń z umowy o dzieło (art. 646 kc). Należność wymagalna 10 marca 2023 r. przedawnia się więc 31 grudnia 2026 r., jeżeli termin wynosi trzy lata, a przy terminie dwuletnim już 31 grudnia 2025 r.

Bieg przedawnienia przerywa czynność przed sądem podjęta w celu dochodzenia roszczenia oraz uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 kc). Zawezwanie do próby ugodowej i mediacja biegu już nie przerywają, tylko go zawieszają (art. 121 pkt 5 i 6 kc). Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem przedawnia się po sześciu latach (art. 125 § 1 kc).

Kiedy windykacja należności nie ma sensu

Po pierwsze, dłużnik bez majątku. Egzekucję bezskuteczną komornik umarza z urzędu (art. 824 § 1 pkt 3 kpc) i pobiera od wierzyciela 150 zł, a od przedsiębiorcy spoza branży finansowej, który wszczął ją przed upływem dwóch lat od powstania tytułu, nie pobiera nic (art. 29 ust. 4 i 5 ustawy o kosztach komorniczych); wierzyciel pokrywa tylko niepokryte wydatki (art. 7 ust. 6). Drożej jest, gdy sam cofnie wniosek albo przez sześć miesięcy nic nie zrobi: 5 % świadczenia pozostałego do wyegzekwowania (art. 29 ust. 1), a przy oczywiście niecelowym wszczęciu egzekucji 10 % (art. 30). Zanim wierzyciel zrezygnuje, komornik odbiera od dłużnika wykaz majątku pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 801 § 1 pkt 2 i art. 801¹ kpc), wierzyciel może zlecić poszukiwanie majątku (art. 801² kpc) albo żądać wyjawienia majątku przed sądem (art. 913 kpc). Gdy wobec dłużnika ogłoszono upadłość, droga jest inna; jeżeli dłużnik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, opisujemy ją na stronie o upadłości konsumenckiej.

Po drugie, spółka bez zarządu: nie ma komu doręczyć pisma. Sąd ustanawia wtedy kuratora na wniosek strony przeciwnej (art. 69 § 1 kpc). Po bezskutecznej egzekucji przeciwko spółce z ograniczoną odpowiedzialnością członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania, chyba że wykażą m.in., że w czasie właściwym zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości (art. 299 § 1 i 2 ksh).

Po trzecie, przedawnienie. Wobec przedsiębiorcy zarzut podnosi sam dłużnik, bo z urzędu sąd bada je tylko przeciwko konsumentowi (art. 117 § 2 i § 2¹ kc). Po wyroku jest inaczej: sąd odmawia klauzuli wykonalności (art. 782¹ § 1 pkt 2 kpc), a komornik wszczęcia egzekucji (art. 804 § 2 kpc).

Po czwarte, brak dowodu doręczenia faktury. W sprawie gospodarczej takie czynności wykazuje się dokumentem, którym jest także e-mail (art. 458¹¹ kpc i art. 77³ kc), chyba że strona wykaże, że nie może go przedstawić z przyczyn od niej niezależnych; świadka sąd dopuszcza dopiero po wyczerpaniu innych dowodów (art. 458¹⁰ kpc), a dowody trzeba co do zasady powołać już w pozwie; późniejsze ich zgłoszenie podlega ustawowym ograniczeniom i wyjątkom (art. 458⁵ § 1).

Po piąte, majątek wyprowadzony przed egzekucją. Zostaje powództwo przeciwko osobie trzeciej o uznanie czynności dłużnika za bezskuteczną (art. 527 i art. 531 § 1 kc), ale tylko w ciągu pięciu lat od daty tej czynności (art. 534 kc); opłata wynosi 1 000 zł, gdy wartość przedmiotu sporu przekracza 20 000 zł, a roszczenie stwierdzono prawomocnym orzeczeniem albo ugodą (art. 13f uksc); bez tytułu obowiązuje zwykła opłata z art. 13.

Jak wygląda praca z Kancelarią

Na pierwszym spotkaniu ustalamy, czy roszczenie jest wymagalne i nieprzedawnione, jakimi dokumentami Państwo dysponują i czy dłużnik ma z czego zapłacić. Prosimy o umowę albo zamówienie, fakturę, dowód wykonania świadczenia, potwierdzenie doręczenia faktury i korespondencję z dłużnikiem. Na tej podstawie omawiamy z Klientem, w jakim trybie dochodzić zapłaty i jaka będzie opłata sądowa.

Adwokat przygotowuje wezwanie do zapłaty z wyliczeniem odsetek i rekompensaty. Dobieramy właściwy tryb dochodzenia zapłaty, w tym postępowanie nakazowe, upominawcze, EPU albo postępowanie wymagające rozpoznania sporu na rozprawie, i przygotowujemy pozew. Składamy wniosek o zabezpieczenie i występujemy o klauzulę wykonalności. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego przygotowujemy wniosek egzekucyjny i ustalamy właściwego komornika, uwzględniając ustawowe granice wyboru, a w razie potrzeby zlecamy poszukiwanie majątku.

O potrzebie osobistego udziału Klienta informujemy na podstawie wezwania oraz rodzaju czynności. Pozostałe czynności wykonujemy w granicach udzielonego umocowania. Spotykamy się w Katowicach przy Placu Oddziałów Młodzieży Powstańczej 5/8 oraz w Zawierciu przy ul. 3 Maja 33. Właściwość sądu ustalamy odrębnie według rodzaju sprawy, wartości przedmiotu sporu i zasad właściwości miejscowej. Według ogólnej reguły w sprawach o prawa majątkowe sprawy do 100 000 zł włącznie rozpoznaje sąd rejonowy, a powyżej tej kwoty okręgowy (art. 17 pkt 4 kpc), z wyjątkami przewidzianymi w ustawie; do EPU tej reguły się nie stosuje. Miejscowo właściwy jest co do zasady sąd, w którego okręgu dłużnik ma siedzibę albo miejsce zamieszkania (art. 27 i art. 30 kpc). Gdy jest to rejon naszej filii, sprawy gospodarcze dla Zawiercia, Poręby, Łaz, Ogrodzieńca, Pilicy, Siewierza, Mierzęcic i Żarnowca rozpoznaje Sąd Rejonowy w Dąbrowie Górniczej albo Sąd Okręgowy w Katowicach, a dla Irządz, Kroczyc, Szczekocin i Włodowic — Sąd Rejonowy albo Sąd Okręgowy w Częstochowie. Pozostałe sprawy cywilne rozpoznają tam sądy w Zawierciu i Sosnowcu oraz w Myszkowie i Częstochowie. Sprawy prowadzimy w całej Polsce, a wynagrodzenie ustalamy przed rozpoczęciem pracy.

Pytania i odpowiedzi

Ile kosztuje pozew o zapłatę niezapłaconej faktury?

Do 20 000 zł wartości przedmiotu sporu jest to opłata stała od 30 zł do 1 000 zł, a powyżej 20 000 zł opłata stosunkowa 5 %, nie więcej niż 100 000 zł (art. 13 uksc). Od pozwu nakazowego i od pozwu w e-sądzie pobiera się czwartą część tej opłaty (art. 19 ust. 2 uksc).

Czy mogę doliczyć 40 euro do każdej niezapłaconej faktury?

Tak, rekompensata należy się bez wezwania i od każdej transakcji handlowej osobno (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Kwota zależy od wartości świadczenia: 40 euro do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 euro od 50 000 zł.

Co się dzieje, gdy dłużnik wniesie sprzeciw w e-sądzie?

Sąd umarza postępowanie i nie przekazuje sprawy sądowi właściwemu (art. 505³⁶ kpc). Mają Państwo trzy miesiące od postanowienia o umorzeniu na pozew o to samo roszczenie w zwykłym trybie, a wtedy skutki wytoczenia powództwa liczą się od dnia złożenia pozwu w e-sądzie (art. 505³⁷ § 2 kpc).

Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed pozwem?

Nie, ale pozew musi zawierać informację, czy podjęli Państwo próbę pozasądowego rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 kpc), a w sprawie gospodarczej sąd może, niezależnie od wyniku sprawy, obciążyć kosztami stronę, która zaniechała próby dobrowolnego rozwiązania sporu i przez to przyczyniła się do zbędnego wytoczenia powództwa (art. 458¹² kpc).

Czy mogę zająć konto dłużnika, zanim zapadnie wyrok?

Tak, na dwa sposoby. W sprawach o zapłatę z transakcji handlowych do 75 000 zł interes prawny uważa się za uprawdopodobniony, jeżeli od terminu płatności minęły trzy miesiące (art. 730¹ § 2¹ kpc). Nakaz w postępowaniu nakazowym jest zaś tytułem zabezpieczenia już z chwilą wydania (art. 492 § 1 kpc).

Kto zapłaci komornika, jeżeli dłużnik nic nie ma?

Na początku wierzyciel, ale mniej, niż się sądzi. Egzekucję bezskuteczną komornik umarza z urzędu (art. 824 § 1 pkt 3 kpc); opłata wynosi wtedy 150 zł, a przedsiębiorca spoza branży finansowej, który wszczął egzekucję przed upływem dwóch lat od powstania tytułu, nie płaci jej wcale (art. 29 ust. 4 i 5 ustawy o kosztach komorniczych). Wierzyciel pokrywa też wydatki, których nie udało się ściągnąć (art. 7 ust. 6). Pięć procent świadczenia pozostałego do wyegzekwowania kosztuje dopiero umorzenie na własny wniosek wierzyciela (art. 29 ust. 1), a oczywiście niecelowe wszczęcie egzekucji 10 % (art. 30).

Kontakt

Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktury, proszę nie zwlekać: część roszczeń przedawnia się po dwóch latach. Oceniamy też, czy roszczenie i interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia zostały uprawdopodobnione oraz jaki sposób zabezpieczenia jest dopuszczalny. Kontakt pod numerem 535 204 359 albo na sekretariat@oca.com.pl.

Wróć do spraw Klientów biznesowych