Obsługa prawna spółek: organy, uchwały i terminy

W spółce z o.o. najwięcej problemów bierze się nie ze sporów, lecz z terminów, o których nikt nie pamięta: mandat członka zarządu wygasa sam, zwyczajne zgromadzenie musi się odbyć w ciągu sześciu miesięcy po roku obrotowym, a powództwo o uchylenie uchwały trzeba wnieść w ciągu miesiąca od otrzymania wiadomości o niej, choć stwierdzenia nieważności można żądać w dłuższych terminach.

Kadencja i mandat: powołanie, które kończy się samo

To najczęstsza wada w dokumentach spółek. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (art. 202 § 1 ksh). Przy powołaniu na okres dłuższy niż rok mandat wygasa z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy kadencji, a samą kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych (§ 2).

Skutek bywa dotkliwy: osoba figurująca w rejestrze jako członek zarządu może już nie mieć mandatu, a czynności podejmowane po jego wygaśnięciu stają się przedmiotem sporu. Dlatego przy każdym zwyczajnym zgromadzeniu sprawdza się nie tylko sprawozdania, ale i to, czyj mandat właśnie wygasa.

Mandat wygasa też wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania (art. 202 § 4 ksh), przy czym do rezygnacji stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia (§ 5). Ustawa zamyka przy tym lukę, która kiedyś paraliżowała spółki: jeżeli po rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, jednocześnie zwołując zgromadzenie, a rezygnacja jest skuteczna dopiero z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie (§ 6).

Kalendarz roku obrotowego: trzy, sześć, piętnaście i siedem

Cztery terminy układają się w jeden ciąg, a przerwanie go w dowolnym miejscu przesuwa wszystko dalej.

Po pierwsze, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Po drugie, sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1). Odpowiada temu obowiązek korporacyjny: zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 ksh), a jego przedmiotem jest zatwierdzenie sprawozdań, uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty oraz absolutorium dla członków organów (§ 2).

Po trzecie, komplet dokumentów — sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, odpis uchwały o zatwierdzeniu i podziale zysku oraz sprawozdanie z działalności — składa się w rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Po czwarte, każdy inny wpis do KRS zgłasza się nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Absolutorium dotyczy wszystkich osób, które pełniły funkcje w ostatnim roku obrotowym, także tych, których mandaty już wygasły; osoby te mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu i przedkładać pisemne opinie, jeżeli zgłoszą to zarządowi najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem (art. 231 § 3 ksh).

Rada nadzorcza: prawo do informacji z terminem

Reforma nadzoru dała radzie narzędzia, z których wiele spółek nadal nie korzysta. Rada sprawuje stały nadzór we wszystkich dziedzinach działalności (art. 219 § 1 ksh), ale nie ma prawa wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki (§ 2). Do jej szczególnych obowiązków należy ocena sprawozdań zarządu i wniosków o podziale zysku oraz sporządzenie corocznego pisemnego sprawozdania rady nadzorczej (§ 3).

Najważniejsze jest jednak prawo do informacji. Rada może żądać od zarządu, prokurentów oraz osób zatrudnionych albo regularnie wykonujących czynności na rzecz spółki sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień, także dotyczących spółek zależnych i powiązanych (art. 219 § 4 ksh). Żądane materiały przekazuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu wskazano termin dłuższy (§ 4¹), a zarząd nie może ograniczać członkom rady dostępu do nich (§ 4²).

Gdy sprawozdanie finansowe podlega badaniu ustawowemu, rada ma obowiązek z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta o terminie posiedzenia poświęconego ocenom sprawozdań, a spółka zapewnia jego uczestnictwo (art. 219 § 6 ksh). Rada może też powołać doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, co jednak nie zwalnia jej członków z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru (art. 219¹ § 1 i 2).

Umowa z członkiem zarządu i zakaz konkurencji

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 ksh). Umowa podpisana przez inny organ jest w tym zakresie wadliwa, a wada ujawnia się zwykle dopiero przy sporze o wynagrodzenie albo przy kontroli.

Szczególna reguła dotyczy spółek jednoosobowych: gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu o reprezentacji nie stosuje się, ale czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy (art. 210 § 2 ksh). Wyjątkiem są czynności dokonywane przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym (§ 3).

Zakaz konkurencji działa z mocy ustawy, bez potrzeby zapisywania go w umowie. Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik lub członek organu, a zakaz obejmuje także posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji konkurencyjnej spółki kapitałowej albo prawa do powołania choćby jednego członka jej zarządu (art. 211 § 1 ksh). Zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej (§ 2).

Zaskarżanie uchwał: cztery terminy i jeden wyjątek

Uchwała sprzeczna z umową spółki bądź dobrymi obyczajami, która godzi w interesy spółki lub ma na celu pokrzywdzenie wspólnika, może zostać uchylona (art. 249 § 1 ksh), a uchwała sprzeczna z ustawą — uznana za nieważną (art. 252 § 1 ksh). Terminy są różne i to one przesądzają o wyniku.

Powództwo o uchylenie uchwały wnosi się w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie sześciu miesięcy od dnia jej powzięcia (art. 251 ksh). Powództwo o stwierdzenie nieważności ma terminy dłuższe: prawo jego wniesienia wygasa z upływem sześciu miesięcy od otrzymania wiadomości o uchwale, jednak nie później niż z upływem trzech lat od jej powzięcia (art. 252 § 3 ksh).

Jest jednak wyjątek, który ratuje wiele spraw: upływ tych terminów nie wyłącza możliwości podniesienia zarzutu nieważności uchwały (art. 252 § 4 ksh). Gdy spółka powołuje się na starą, wadliwą uchwałę, jej nieważność można podnieść w obronie, choć własnego powództwa nie da się już wytoczyć.

Osobnym narzędziem wspólnika jest prawo kontroli: wspólnik może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki oraz żądać wyjaśnień od zarządu (art. 212 § 1 ksh). Odmowa jest możliwa tylko przy uzasadnionej obawie wykorzystania informacji sprzecznie z interesem spółki i wyrządzenia jej znacznej szkody (§ 2), a wtedy wspólnik może żądać rozstrzygnięcia uchwałą wspólników, którą należy powziąć w terminie miesiąca od zgłoszenia żądania (§ 3).

Odpowiedzialność wobec spółki i granice uzasadnionego ryzyka

Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy (art. 293 § 1 ksh). Gdy szkodę wyrządziło kilka osób wspólnie, odpowiadają solidarnie (art. 294).

Obok tego działa reguła, która chroni rozsądne decyzje biznesowe: nie narusza obowiązku staranności zawodowej ten, kto postępując lojalnie wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy starannej ocenie (art. 293 § 3 ksh). Praktyczny wniosek jest prosty: decyzję opartą na udokumentowanej analizie ocenia się inaczej niż decyzję podjętą bez żadnej podstawy — i dlatego warto, by ślad tej analizy został w protokole.

Jeżeli spółka nie wytoczy powództwa o naprawienie szkody w terminie roku od dnia ujawnienia czynu, pozew może wnieść każdy wspólnik (art. 295 § 1 ksh). Odpowiedzialność wobec wierzycieli z art. 299 ksh oraz odpowiedzialność związana z niezgłoszeniem wniosku o upadłość to odrębne reżimy, które opisujemy na stronie o upadłości firmy.

Jak wygląda praca z Kancelarią

Na pierwszym spotkaniu adwokat sprawdza aktualną umowę spółki, skład organów, daty powołań i to, czy mandaty rzeczywiście trwają. Ustalamy też, które terminy roku obrotowego już biegną i czy wpisy w rejestrze odpowiadają stanowi faktycznemu.

Prosimy o umowę spółki wraz ze zmianami, aktualny odpis z KRS, uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów, regulaminy zarządu i rady nadzorczej, jeżeli zostały uchwalone, oraz protokoły zgromadzeń z ostatnich lat. Przy sporach korporacyjnych przydaje się także korespondencja między wspólnikami.

Adwokat przygotowuje dokumenty zgromadzeń i posiedzeń rady, projekty uchwał i regulaminów, umowy z członkami zarządu oraz wnioski do rejestru, a w razie sporu — powództwa o uchylenie albo stwierdzenie nieważności uchwał. Zakładanie i przekształcanie spółek opisujemy osobno na stronie o zakładaniu i przekształcaniu spółek, a przegląd dokumentów całej organizacji — na stronie o audycie prawnym. Spotykamy się w Katowicach przy Placu Oddziałów Młodzieży Powstańczej 5/8 i w Zawierciu przy ul. 3 Maja 33. Wynagrodzenie ustalamy przed rozpoczęciem pracy.

Pytania i odpowiedzi

Kiedy wygasa mandat członka zarządu?

Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej — z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, a przy powołaniu na okres dłuższy niż rok — za ostatni pełny rok obrotowy kadencji (art. 202 § 1 i 2 ksh). Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych. Mandat wygasa też wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania.

Do kiedy trzeba odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników?

W terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego (art. 231 § 1 ksh). Przy roku obrotowym pokrywającym się z kalendarzowym oznacza to koniec czerwca. Zgromadzenie zatwierdza sprawozdania, decyduje o podziale zysku albo pokryciu straty i udziela absolutorium członkom organów.

W jakim terminie składa się sprawozdanie finansowe do KRS?

W terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Składa się wtedy komplet: sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli było przeprowadzane, odpis uchwały o zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdanie z działalności.

Ile czasu ma się na zaskarżenie uchwały wspólników?

Powództwo o uchylenie uchwały — miesiąc od otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż sześć miesięcy od jej powzięcia (art. 251 ksh). Powództwo o stwierdzenie nieważności — sześć miesięcy od otrzymania wiadomości, nie później niż trzy lata od powzięcia uchwały (art. 252 § 3). Po upływie tych terminów nadal można podnieść zarzut nieważności uchwały (§ 4).

Kto podpisuje umowę z członkiem zarządu?

Spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 ksh). Gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy (§ 2).

Czy członek zarządu może prowadzić inną działalność?

Nie bez zgody spółki, jeżeli jest to działalność konkurencyjna (art. 211 § 1 ksh). Zakaz obejmuje również udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej przy posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji albo prawa do powołania choćby jednego członka jej zarządu. Zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

W jakim terminie zarząd musi odpowiedzieć radzie nadzorczej?

Informacje, dokumenty, sprawozdania i wyjaśnienia żądane przez radę przekazuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu wskazano termin dłuższy (art. 219 § 4¹ ksh). Zarząd nie może przy tym ograniczać członkom rady dostępu do żądanych materiałów (§ 4²).

Czy członek zarządu odpowiada za każdą nietrafioną decyzję?

Nie. Odpowiedzialność wobec spółki dotyczy szkody wyrządzonej działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo z umową spółki, i to tylko przy winie (art. 293 § 1 ksh). Nie narusza obowiązku staranności ten, kto działając lojalnie wobec spółki pozostaje w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym opierając się na informacjach, analizach i opiniach, które należało w danych okolicznościach uwzględnić (§ 3).

Kontakt

Jeżeli potrzebują Państwo przygotować zgromadzenie, uporządkować dokumenty organów albo rozstrzygnąć spór o uchwałę, zapraszamy do Katowic lub do Zawiercia. Termin umówią Państwo pod numerem 535 204 359 lub pisząc na sekretariat@oca.com.pl. Prosimy przynieść umowę spółki, odpis z KRS i protokoły ostatnich zgromadzeń.