Kontrakty handlowe: zawarcie, wzorce i kary umowne

Umowa między przedsiębiorcami potrafi powstać bez podpisu obu stron, a nawet bez odpowiedzi. Brak niezwłocznej reakcji na ofertę od stałego kontrahenta poczytuje się za jej przyjęcie (art. 68² Kodeksu cywilnego). O treści takiej umowy rozstrzygają potem ogólne warunki, pismo potwierdzające i kary umowne, czyli postanowienia, których nikt nie negocjował.

Umowa, która powstaje bez podpisu

Trzy przepisy tworzą w obrocie gospodarczym sytuacje zaskakujące dla przedsiębiorcy przyzwyczajonego do podpisanego dokumentu.

Po pierwsze, milczenie. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty (art. 68²). Przy wieloletniej współpracy nieodpisanie na zamówienie bywa więc zawarciem umowy.

Po drugie, odpowiedź z zastrzeżeniami. W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za przyjęcie, a strony wiąże umowa o treści z oferty z uwzględnieniem tych zastrzeżeń (art. 68¹ § 1). Wyłączyć to można, zastrzegając w ofercie, że może być przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń, albo sprzeciwiając się niezwłocznie (§ 2).

Po trzecie, pismo potwierdzające. Gdy umowę zawarto bez formy pisemnej, a jedna strona niezwłocznie potwierdzi ją w piśmie zawierającym zmiany lub uzupełnienia niezmieniające istotnie treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym — chyba że druga strona niezwłocznie sprzeciwi się na piśmie (art. 77¹ § 1). Ten sam mechanizm działa przy formie dokumentowej (§ 2). Milczenie wobec „potwierdzenia ustaleń” przesłanego mailem bywa więc zgodą na jego treść.

Wzorce, ogólne warunki i wojna formularzy

Wzorzec ustalony przez jedną stronę — ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin — wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy (art. 384 § 1). W obrocie profesjonalnym reguła jest łagodniejsza: gdy posługiwanie się wzorcem jest w stosunkach danego rodzaju zwyczajowo przyjęte, wiąże on także wtedy, gdy druga strona mogła się z łatwością dowiedzieć o jego treści (§ 2). Wzorzec elektroniczny trzeba udostępnić tak, by można go było przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności (§ 4).

Przy umowach ciągłych wzorzec wydany w czasie trwania stosunku wiąże, jeżeli spełniono wymagania z art. 384, a strona nie wypowiedziała umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia (art. 384¹). Zmiana regulaminu w trakcie współpracy nie wymaga więc aneksu — wymaga doręczenia i braku wypowiedzenia.

Dwie zasady rozstrzygają spory o to, co właściwie obowiązuje. W razie sprzeczności treści umowy z wzorcem strony są związane umową (art. 385 § 1). A gdy każda strona posługuje się własnym wzorcem, umowa nie obejmuje tych postanowień, które są ze sobą sprzeczne (art. 385⁴ § 1) — chyba że jedna ze stron niezwłocznie zawiadomi, że nie zamierza zawierać umowy na takich warunkach, i wtedy umowa w ogóle nie dochodzi do skutku (§ 2). W miejsce wykreślonych postanowień wchodzą przepisy ustawy, zwykle mniej korzystne niż to, co strony miały w swoich formularzach.

Kontrahent, który jest przedsiębiorcą, ale chroni go prawo konsumenckie

Przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych stosuje się także do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego — ocenianego w szczególności przez pryzmat przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG (art. 385⁵ § 1).

W praktyce oznacza to, że jednoosobowy przedsiębiorca kupujący coś spoza swojej branży może powoływać się na ochronę przewidzianą dla konsumentów. Przy sprzedaży do małych firm warto więc sprawdzić przedmiot działalności kontrahenta jeszcze przed zawarciem umowy, bo od tego zależy skuteczność części postanowień wzorca.

Kary umowne: co realnie zabezpieczają

Karę umowną można zastrzec wyłącznie na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego (art. 483 § 1). Należy się ona w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody, ale ma to drugą stronę: żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony postanowiły inaczej (art. 484 § 1).

To zdanie decyduje o wartości całej klauzuli. Kara umowna bez zastrzeżenia o dochodzeniu odszkodowania uzupełniającego staje się górną granicą odpowiedzialności kontrahenta, a nie minimum. Jedno zdanie w umowie zmienia więc kierunek ryzyka.

Dłużnik ma z kolei dwie drogi obrony: może żądać zmniejszenia kary, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, oraz wtedy, gdy kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2). Limit łączny kar i podstawa ich naliczania to dlatego pierwsze rzeczy, które sprawdzamy w opiniowanej umowie. Kary umowne przy robotach budowlanych opisujemy osobno na stronie o umowie o roboty budowlane.

Forma, zmiany i sąd, przed którym staniecie

W stosunkach między przedsiębiorcami nie stosuje się przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej ani elektronicznej zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 4). Kodeks cywilny nie ogranicza więc tu świadków, ale spór między przedsiębiorcami toczy się zwykle w trybie gospodarczym, w którym oświadczenie woli wykazuje się co do zasady dokumentem, a świadków sąd dopuszcza dopiero wtedy, gdy innymi dowodami nie da się wyjaśnić istotnych faktów (art. 458¹¹ i 458¹⁰ kpc). Dokumentem może być także wiadomość e-mail, więc brak podpisanej umowy nie oznacza braku dokumentów; szerzej piszemy o tym na stronie o sporach sądowych przedsiębiorców.

Zmiana umowy wymaga takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia (art. 77 § 1). Natomiast rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie i wypowiedzenie umowy zawartej w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (§ 2). Umowa może więc zaostrzyć ten wymóg i często to robi.

Strony mogą też umówić się na piśmie o poddanie sporu sądowi, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy; sąd ten staje się wówczas wyłącznie właściwy, chyba że strony postanowiły inaczej albo powód złożył pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym (art. 46 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Klauzula prorogacyjna ukryta w ogólnych warunkach potrafi przenieść spór na drugi koniec Polski. Samo dochodzenie zapłaty opisujemy na stronie o windykacji należności.

Na co zwrócić uwagę przy sporze o umowę handlową

Po pierwsze, milczenie wobec zamówienia od stałego kontrahenta. Brak niezwłocznej odpowiedzi to przyjęcie oferty (art. 68²), a nie jej ignorowanie. Jeżeli oferta nie odpowiada ustaleniom, odpowiedź musi być natychmiastowa.

Po drugie, brak reakcji na „potwierdzenie ustaleń”. Pismo potwierdzające zawierające nieistotne zmiany wiąże, o ile druga strona niezwłocznie nie sprzeciwi się na piśmie (art. 77¹ § 1). Odłożenie maila na później bywa zgodą na jego treść.

Po trzecie, wysyłanie własnych ogólnych warunków wraz z fakturą. Wzorzec wiąże, jeżeli doręczono go przed zawarciem umowy (art. 384 § 1). Załącznik do faktury jest już po fakcie i nie wchodzi do umowy.

Po czwarte, kara umowna bez zastrzeżenia o odszkodowaniu uzupełniającym. Bez niego kara wyznacza górną granicę odpowiedzialności kontrahenta (art. 484 § 1), więc przy szkodzie większej niż kara pozostaje różnica, której nie da się dochodzić.

Jak wygląda praca z Kancelarią

Na pierwszym spotkaniu adwokat ustala, w jaki sposób doszło do zawarcia umowy, czy któraś ze stron posługiwała się wzorcem i kiedy go doręczono oraz jaka korespondencja towarzyszyła ustaleniom. Przy sporze o treść umowy analizujemy samą umowę, sposób jej zawarcia, uzgodnienia stron i późniejszą korespondencję.

Prosimy o umowę wraz z załącznikami i ogólnymi warunkami, zamówienia i potwierdzenia zamówień, korespondencję mailową z okresu zawierania umowy, faktury oraz dokumenty dotyczące wykonania: protokoły odbioru, listy przewozowe, zgłoszenia reklamacyjne.

Opiniujemy i negocjujemy umowy przed podpisaniem, ze wskazaniem postanowień, które przenoszą ryzyko na Państwa stronę. Przygotowujemy wzory umów i ogólnych warunków wraz z procedurą ich doręczania, bo od niej zależy, czy wzorzec w ogóle będzie wiązał. Prowadzimy też spory o wykonanie i o zapłatę oraz sprawy o zapłatę kar umownych i o ich miarkowanie. Spotykamy się w Katowicach przy Placu Oddziałów Młodzieży Powstańczej 5/8 i w Zawierciu przy ul. 3 Maja 33. Wynagrodzenie ustalamy przed rozpoczęciem pracy.

Pytania i odpowiedzi

Czy brak odpowiedzi na ofertę oznacza jej przyjęcie?

W obrocie gospodarczym może oznaczać. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał ofertę od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, i dotyczy ona jego działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty (art. 68² Kodeksu cywilnego). Poza stałymi stosunkami gospodarczymi zasada ta nie działa.

Czy ogólne warunki umów wiążą kontrahenta, jeśli ich nie podpisał?

Wiążą, jeżeli doręczono mu je przed zawarciem umowy (art. 384 § 1 Kodeksu cywilnego). Gdy posługiwanie się wzorcem jest w danym rodzaju stosunków zwyczajowo przyjęte, wystarczy, że druga strona mogła się z łatwością dowiedzieć o jego treści (§ 2). Wzorzec dołączony do faktury jest już po zawarciu umowy i nie wiąże.

Co obowiązuje, gdy obie firmy przysłały swoje ogólne warunki?

Umowa nie obejmuje tych postanowień wzorców, które są ze sobą sprzeczne (art. 385⁴ § 1 Kodeksu cywilnego). W ich miejsce wchodzą przepisy ustawy. Strona, która nie chce umowy na takich warunkach, musi niezwłocznie zawiadomić o tym drugą stronę — wtedy umowa w ogóle nie dochodzi do skutku (§ 2).

Czy można żądać odszkodowania wyższego niż kara umowna?

Tylko wtedy, gdy strony tak postanowiły. Zasadą jest, że kara należy się bez względu na wysokość szkody, ale żądanie odszkodowania przenoszącego jej wysokość nie jest dopuszczalne (art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego). Bez odpowiedniego zastrzeżenia kara umowna wyznacza górną granicę odpowiedzialności.

Kiedy sąd może obniżyć karę umowną?

Gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego). Miarkowanie następuje na żądanie dłużnika, a nie z urzędu, więc zarzut trzeba podnieść w postępowaniu.

Czy umowę między firmami trzeba zawierać na piśmie?

Nie, chyba że przepis szczególny albo sama umowa tego wymagają. W stosunkach między przedsiębiorcami nie stosuje się nawet przepisów o skutkach niezachowania formy zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 4 Kodeksu cywilnego). W procesie gospodarczym zawarcie umowy wykazuje się jednak co do zasady dokumentem, na przykład korespondencją e-mail, a świadków sąd dopuszcza dopiero w braku innych dowodów (art. 458¹⁰ i 458¹¹ kpc).

W jakiej formie rozwiązać umowę zawartą na piśmie?

Rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie i wypowiedzenie umowy zawartej w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego). Sama zmiana umowy wymaga natomiast formy przewidzianej dla jej zawarcia (§ 1).

Czy w umowie można wskazać sąd, który rozpozna spór?

Tak. Strony mogą umówić się na piśmie o poddanie sporu sądowi pierwszej instancji, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy; sąd ten będzie wówczas wyłącznie właściwy, chyba że strony postanowiły inaczej albo powód złożył pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym (art. 46 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Kontakt

Jeżeli mają Państwo do oceny umowę przed podpisaniem albo spór o to, co właściwie zostało uzgodnione, zapraszamy do Katowic lub do Zawiercia. Termin umówią Państwo pod numerem 535 204 359 lub pisząc na sekretariat@oca.com.pl. Prosimy przynieść umowę wraz z ogólnymi warunkami i korespondencję z okresu jej zawierania.